基礎知識と用語集第1回で使う言葉と操作

03

入力するときの約束

研修では、自分の業務の話をCopilotに入力します。入力する前に、次の7つを守ってください。事前課題のワークシートも、同じ約束で書きます。

• 会社のアカウントでCopilotを開く
• 取引先名と個人名は、「A社」「担当A」のように置き換える
• 金額は、約300万円のように桁が分かる程度に丸める
• 図面番号や品番、社外秘の資料そのものは入れない
• 他社の資料や有料の記事を、丸ごと貼り付けない
• AIが作った文章を社外に出す前に、自分で内容を確かめる
• 社内に生成AIの利用規程があれば、そちらを優先する

置き換え方の例

業務の名前と、かかっている時間が分かれば、当日のワークは進められます。

アカウントの確かめ方

研修では、会社のアカウントで開いたCopilotを使います。使う前に、右上のアカウント表示が会社のメールアドレスになっているかを確かめてください。個人のMicrosoftアカウントで開いていたら、会社のアカウントでサインインし直してください。

他社の文章と社外に出す文章

他社の資料や有料の記事には、作った人や会社の権利があります。Copilotに渡すときは丸ごと貼らずに、要点を自分の言葉で書いてください。

AIの返事には、事実と違う内容や、ほかの文章とよく似た表現が混ざることがあります。社外に出す文章は、数字と固有名詞を中心に自分で確かめてから使います。

社内規程との関係

社内に生成AIの利用規程やガイドラインがある場合は、このページの約束より規程を優先してください。入力してよいか迷う情報は、入れずに事務局へ相談してください。

05

Excelの基本操作

生成AI活用ワークシートは、Excelのファイル1つに8つのタブが入っています。当日は主に、②業務一覧と③課題候補に書き込みます。

タブ

Excelの画面の下に並んでいる見出しがタブで、シートとも呼びます。タブを押すと、そのシートに切り替わります。

セルと番地

表の1つ1つのマスをセルと呼びます。セルの場所は、列のアルファベットと行の番号を組み合わせて表します。C12なら、C列の12行目のセルです。

講師が「K列を見てください」と言ったら、一番上の見出しがKになっている縦の列を見てください。②業務一覧では、K列が年間工数、L列が課題候補です。

▼から選ぶ欄

②業務一覧の単位と数字の確かさ、課題候補の欄は、▼から選んで入力します。セルを選ぶと右側に▼が出るので、押して候補から選んでください。単位の候補は「日」「週」「月」「年」の4つです。候補にない文字を打ち込むと、年間工数が計算されません。

数式の入ったセル

K列の年間工数には、計算の式が入っています。単位と回数、1回あたりの時間を入れると、K列に数字が自動で出ます。K列には数字を直接打ち込まないでください。式が消えて、その行が計算されなくなります。

名前を付けて保存と上書き保存

最初の1回は名前を付けて保存を使い、ファイル名を部署_氏名_生成AI活用ワークシート.xlsxに変えます。2回目からは上書き保存で、同じファイルに保存してください。提出するときも、このファイル名のまま出します。

保護ビュー

メールに添付されたファイルやダウンロードしたファイルを開くと、上に黄色い帯が出ることがあります。この状態を保護ビューと呼び、そのままでは書き込めません。帯にある編集を有効にするを押すと、書き込めるようになります。

よく使うキー

Copilotが作った表をワークシートに貼ると、色や線が崩れることがあります。貼ったあと右下に出る貼り付けのオプションから、貼り付け先の書式に合わせるを選んでください。

07

研修で使う言葉

第1回では、自分の業務を一覧にして、その中から課題の候補を選びます。ここに並べた言葉は、講義とワークで何度も出てきます。

業務の棚卸し

自分がしている仕事を書き出して、一覧にすることです。毎日の仕事に加えて、月末や期末、年に1回だけの仕事も書き出します。

業務一覧

棚卸しの結果をまとめた表で、ワークシートの②業務一覧タブに書きます。1行に書く業務は1つです。

粒度

1行に書く業務の大きさを、粒度と呼びます。研修では、30分から数時間で終わるまとまりを1行にします。

単位と回数と1回あたり

業務の頻度と時間は、3つの欄に分けて書きます。たとえば週に2回、1回30分の業務なら、単位は「週」で回数は「2」です。1回あたりの欄には「30」と書きます。1回あたりの時間は、分で書いてください。

年間工数

1年間にその業務へ使っている時間で、②のK列に自動で出ます。計算は、回数×年あたりの換算×1回あたり÷60です。

週3回、1回40分の業務なら、3×48×40÷60で年96時間になります。

数字の確かさ

回数と時間の数字が、どれくらい確かかを示す欄です。▼から、3つのうち1つを選びます。

分からない数字も空欄にせず、仮の数字を入れて「要確認」を選んでください。数字が空いている行は、年間工数が計算されません。

課題候補

業務一覧の中で、困っていて手を入れたい業務です。②のL列に、▼から◎か○を付けて選びます。

◎は③課題候補タブで掘り下げる業務で、2〜3件にします。○は、気になるものの今回は掘り下げない業務です。

困りごとと課題

「見積が大変」は困りごとです。どの工程でなぜ時間がかかり、それが何分かまで言えると、課題になります。

第1回で書くのは、困りごとと原因の仮説までです。課題として形を整える作業は、第2回で行います。

課題の種の4観点

課題候補を選ぶときに見る、4つの観点です。月1回30分の業務でも、担当者が休むと止まるなら候補になります。

原因の仮説

困りごとが起きる理由を、今わかっている範囲で書いたものです。③課題候補タブに、自分の言葉で書いてください。正しいかどうかは、宿題①で人に聞いたり資料を見たりして確かめます。

壁打ち

考えを相手に話し、質問を返してもらいながら整理することです。研修では、ワーク2でCopilotと壁打ちをします。ワークの時間には、講師ともブレイクアウトルームで話します。

オフィスアワー

研修の回と回の間に、質問を受け付ける時間です。質問は事務局がテキストで受けます。