事前課題 AIを使わない
自分で書く
①思い出す質問と②業務一覧を、自分の記憶と予定表だけで書きます。
当日 Copilot を使う
AIに抜けを質問させる
書いてきた一覧を業務棚卸アシスタントに貼り、抜けている業務を質問してもらいます。
AIに一から一覧を書かせると、あなたが話したことしか載りません。話し忘れた業務は、AIには知りようがないからです。先に自分の頭で書いた一覧があると、当日エージェントに質問されたとき、「これは書いていなかった」と抜けに気づけます。
事前課題は、その比べる元を作る作業です。AIで下書きした一覧を持ってくると、当日エージェントと比べるものがなくなります。
Step 1 ワークシートの準備
事前課題から第3回まで、この1つのファイルを使い続けます。回ごとに新しいシートは配りません。
- 事務局からのご案内に添付されたワークシートか、下のボタンから 生成AI活用ワークシート.xlsx をダウンロードします。
- Excel で開きます。上に黄色い帯が出て保護ビューになっていたら、編集を有効にする を押します。
- 名前を付けて保存 で、ファイル名を 部署_氏名_生成AI活用ワークシート.xlsx に変えて保存します。部署と氏名のところを、ご自分のものに置き換えてください。
- はじめにタブの「記入者」の欄に、部署と氏名を書きます。
- ファイル名が 部署_氏名_生成AI活用ワークシート.xlsx になっている
- はじめにタブに、部署と氏名が書いてある
Step 2 ①思い出す質問
毎日やっている仕事ほど、書き出そうとしても出てきません。①の20問は、月初、月末、年に1回、トラブルのときといった、思い出しにくい場面から業務を引き出すための質問です。
- ①思い出す質問タブを開きます。
- 20問それぞれに、「当てはまる」の列の▼から「ある」か「ない」を選びます。
- 「ある」を選んだ行は、「思い当たる業務の名前」に業務の名前を書きます。1つの質問に2つ以上あっても構いません。
- 質問で出てこないときは、表の下にある「部門別の業務の例」から、自分の仕事に近いものを探します。
- 20問に目を通し、当てはまるものに「ある」を選んだ
- 「ある」と答えた行に、業務の名前が書いてある
Step 3 ②業務一覧
①で書いた業務を②に写し、1行に1つずつ書きます。30分から数時間で終わるまとまりを1行にするのが目安です。見出しは12行目にあり、13行目から書き始めます。
| 列 | 見出し | 書き方 |
|---|---|---|
| B | No | 最初から入っています |
| C | 業務名 | 他部署の人が読んでも分かる名前にします |
| D | 内容（1行） | 何をしているかを1行で書きます |
| E | 単位 | ▼から日・週・月・年を選びます |
| F | 回数 | その単位あたりの回数を数字で書きます。週に2回なら、単位は週、回数は2です |
| G | 1回あたり（分） | 1回にかかる時間を分で書きます。1時間半なら90です |
| H | 誰から受けて誰に渡すか | 「販売店→自分→設計」のように矢印でつなぎます |
| I | 困りごと | 自分の言葉で書きます。なければ空欄で構いません |
| J | 数字の確かさ | ▼から選びます。自分の感覚で書いた数字は「本人の感覚」、分からずに仮に置いた数字は「要確認」です |
| K | 年間工数（時間） | 自動で出ます。入力しません |
| L | 課題候補 | 当日のワーク2で使います。空けておきます |
数字が分からないときは、空けずに仮の数字を入れ、数字の確かさを「要確認」にしてください。空欄の行は年間工数が出ません。確かめるのは第1回のあとの宿題①です。
業務の大きさは、見積の仕事なら「見積書の作成」くらいが1行です。「見積対応」では粗すぎ、「見積書のExcelを開く」では細かすぎます。
- 取引先名と個人名は、「A社」「担当A」のように置き換えてください。
- 金額は、桁が分かる程度に丸めてください（例：約300万円）。
- 社外秘の図面番号や品番は、書かなくて構いません。
記入例を見る（品質保証部の担当者、架空）
| 業務名 | 内容（1行） | 単位 | 回数 | 1回あたり（分） | 誰から受けて誰に渡すか | 数字の確かさ |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 市場不具合の受付と一次切り分け | 販売店から届く不具合連絡を受け、取付不良か製品不良かを切り分ける | 週 | 3 | 40 | 販売店→設計・工場 | 本人の感覚 |
| 検査記録の転記 | 検査成績書の数値を品質管理用のExcelに転記する | 日 | 1 | 20 | 自分→品質管理Excel | 要確認 |
| 月次品質データの集計 | 不具合件数を品目別・原因別に集計してグラフにする | 月 | 1 | 180 | 自分→部長 | 本人の感覚 |
ワークシートの記入例タブに、同じ担当者の16行が入っています。困りごとの書き方も、そちらで見られます。
- 業務が10行以上ある（書けなかった場合も、書けた分で提出します）
- どの行にも、単位・回数・1回あたりが入っている。仮の数字なら「要確認」にしてある
- 取引先名と個人名を置き換えた
Step 4 環境の確認
当日は Copilot に自分用のエージェントを作ります。作れる状態かを先に確かめておくと、当日その場で慌てずに済みます。結果は、はじめにタブの「環境の確認」の「結果」の欄に、▼から選んで記録します。
- 職場のアカウントで https://m365copilot.com を開きます。
- 左側の エージェント を開き、新しいエージェント が表示されるかを見ます。表示されたら、エージェントは作らずに閉じて構いません。
- 右上のアカウントが、会社のメールアドレスになっているかを確かめます。
- Zoom のテストミーティング（https://zoom.us/test）に入り、カメラとマイクが使えるかを確かめます。
- はじめにタブの3つの「結果」を、それぞれ▼から選びます。
| 確かめること | 選べる結果 |
|---|---|
| Copilot のエージェント | 表示された、表示されなかった、まだ確かめていない |
| ログインしたアカウント | 会社のアドレス、個人のアドレス、分からない |
| Zoom のカメラとマイク | 使える、使えない、まだ確かめていない |
- 「新しいエージェント」が表示されるかを確かめ、結果を選んだ
- ログインしたアカウントが会社のアドレスになっている
- Zoom でカメラとマイクが使えることを確かめた
Step 5 提出
講師が全員分を読んでから当日に臨みます。10月7日（水）までに提出してください。
- ワークシートを上書き保存します。
- 事務局からのご案内にある Teams の保管場所を開きます。保管場所の URL は、ご案内をご覧ください。
- 部署_氏名_生成AI活用ワークシート.xlsx を、保管場所にアップロードします。
- Teams の保管場所に、自分のファイルが表示されている
- パソコンにも同じファイルが残っている
最終確認
よくある質問
何を書けばいいのか、思いつきません
①思い出す質問から始めてください。それでも出てこなければ、今週の予定表と送ったメールを上から見て、その裏でやった作業を書き出します。「部門別の業務の例」にある業務の名前を、そのまま借りても構いません。
1回あたりの時間や回数が分かりません
だいたいの数字を入れて、数字の確かさを「要確認」にしてください。空欄のままだと年間工数が出ず、当日の話の材料になりません。正しい数字を確かめるのは、第1回のあとの宿題①です。
AIに下書きさせてから直すのでは、だめですか
事前課題では使わないでください。当日、業務棚卸アシスタントの質問で抜けを探すときに、比べる元になるのが自分で書いた一覧です。AIの下書きから始めると、AIが思いつかなかった業務に気づく場面がなくなります。
締め切りまでに10行書けそうにありません
書けた分だけで、10月7日（水）までに提出してください。3行でも構いません。どこで手が止まったかも、当日の材料になります。
「新しいエージェント」が表示されませんでした
はじめにタブで「表示されなかった」を選んで、そのまま提出してください。当日は、指示文をファイルでチャットに添付する方法で進めます。ワークの中身は変わりません。
ブラウザ版の Excel で書いても構いませんか
構いません。▼からの選択と年間工数の自動計算は、ブラウザ版でも動きます。保存するときの名前の付け方は、Step 1 と同じです。
業務の内容が社外秘です
取引先名と個人名は「A社」「担当A」に置き換え、金額は桁が分かる程度に丸めてください。図面番号や品番は書かなくて構いません。業務の名前と、かかっている時間が分かれば当日のワークは進められます。