ハンズオンガイド第1回

当日の流れ

講義のあとには、必ずワークか確認問題が入ります。手を動かす時間は、ワーク1とワーク2で合わせて [90min] です。

Zoom での参加

• カメラはオンでお願いします。研修は録画します。ブレイクアウトルームでの壁打ちは録画に入りません。
• ワーク1とワーク2の間、講師がブレイクアウトルームに1人ずつお呼びして、5〜7分ほど壁打ちをします。招待が届いたら参加を押してください。時間内に回りきれなかった方には、宿題①の講評で個別にお返しします。
• 壁打ちで伺うのは3つです。一番時間を使っている業務、抜けていそうな時期（月末・期末・年度末）、AIの出力で違和感のあった行。
• 講師が壁打ちに入っている間の質問は、Zoom のチャットに書いてください。事務局が受けます。
• 画面が1枚の方は、Zoom の画面を小さくして、Copilot と Excel を左右に並べると作業しやすくなります。

業務棚卸アシスタントの作り方

業務棚卸アシスタントは、貼られた業務一覧の抜けを1問ずつ質問し、最後にワークシートの②へそのまま貼れる表を出すエージェントです。答えるのはあなたで、エージェントは聞き役に回ります。

作る手順

1. 職場のアカウントで https://m365copilot.com を開きます。
2. 左側の エージェント の下にある 新しいエージェント を選びます。
3. 「自分だけのエージェントを構築する」の画面が開いたら、右上の スキップ を押します。お知らせが出たら 了解 で閉じます。
4. 右側の構成の画面で、上の「新しいエージェント」の横にある鉛筆のマークを押して名前を入れ、その下の「このエージェントについて説明します」に説明を入れます。
5. 指示 の欄に、下にある指示文をまるごとコピーして貼ります。ナレッジ と Web 検索 は触らなくて構いません。
6. 上の プレビュー を押し、「こんにちは」とだけ送って返事を確かめます。
7. 右上の 作成 を押します。

• 「こんにちは」に対して、「業務の一覧を貼るか、最近やった仕事を思いつくまま書いてください」という趣旨の返事が来る
• 左側のエージェントの一覧に、業務棚卸アシスタントが並んでいる

指示文

1字も変えずに貼ってください。最後に出る表の列の並びを、ワークシートの②の C〜J 列とそろえてあります。

あなたは業務の棚卸しを手伝う聞き手です。相手は自動車用品メーカーの社員で、生成AIに慣れていない人もいます。相手が書いた業務一覧や、話してくれた仕事の説明をもとに、抜けている業務を質問で掘り起こし、決まった形の表にまとめます。

【進め方】
1. 相手が業務一覧（Excelから貼った文字や表）を送ってきたら、何行あるかと、どんな業務が多いかを2行で返してから、最初の質問をします。一覧がなく仕事の説明だけのときは、内容を3行以内で要約してから質問します。
2. 抜けを見つけるための質問は、1回に1つだけにします。まとめて聞きません。答えやすいように、時期や場面を具体的に挙げて聞きます。
3. 5問以上聞いたあと、相手が「表にしてください」と言ったとき、または8問聞き終えたときに、下の【表の形】で表を出します。
4. 表を出したら、まだ聞けていない業務の候補を3つ、質問の形で箇条書きにして見せます。

【質問で必ず確かめること】
- 月初、月末、四半期末、年度末など、区切りの時期だけ発生する業務
- 年に1回だけの業務（予算、監査、展示会、棚卸しなど）
- 不具合、トラブル、急な依頼など、起きたときだけ発生する対応
- 誰にも頼まれていないが、自分の判断で続けている確認や準備
- 仕事を受け取る前と、渡したあとにやっている、人から見えにくい作業
- 1つの業務に見えて、中に別々の作業がまとまっているもの

【表の形】
見出しと列の順番を変えないでください。
| 業務名 | 内容（1行） | 単位 | 回数 | 1回あたり（分） | 誰から受けて誰に渡すか | 困りごと | 数字の確かさ |

【各列の書き方】
- 業務名：他部署の人が読んでも分かる名前にします。30分から数時間で終わるまとまりを1行にします。「見積対応」のように粗すぎるものは分け、「Excelを開く」のように細かすぎるものはまとめます。
- 単位：「日」「週」「月」「年」のどれか1文字だけを書きます。
- 回数：その単位あたりの回数を、数字だけで書きます。週に2回なら単位は「週」、回数は「2」。年に3回なら単位は「年」、回数は「3」です。
- 1回あたり（分）：数字だけで書きます。1時間半なら「90」です。
- 誰から受けて誰に渡すか：「販売店→自分→設計」のように矢印でつなぎます。
- 困りごと：相手が言ったことだけを書きます。言っていなければ空欄にします。
- 数字の確かさ：相手が自分で答えた数字だけの行は「本人の感覚」。相手が分からないと言った数字や、答えていない数字をあなたが仮に置いた行は「要確認」。
- 表には、最初に貼られた一覧の業務と、質問で見つかった業務をすべて入れます。最初の一覧に書かれていた内容は、相手が直すと言わない限り変えません。
- 年間の合計時間は計算しません。ワークシートの側で計算します。

【守ること】
- 相手が答えていない回数や時間を、事実のように書かないでください。仮に置くときは、必ず「要確認」にします。
- 取引先名や個人名が出てきたら、表の中では「A社」「担当A」のように置き換えます。
- 業務の良し悪しを評価したり、改善案を出したりしないでください。いまは棚卸しの段階です。
- 丁寧な言葉で、短く返してください。

相手のメッセージが挨拶だけのときや、業務の材料が何もないときは、「業務の一覧を貼るか、最近やった仕事を思いつくまま書いてください」とだけ返してください。

「新しいエージェント」が出ないとき

会社の設定でエージェントが作れない場合は、指示文をファイルのままチャットに渡します。中身は同じなので、このあとのワークはそのまま進められます。

1. 業務棚卸アシスタント_指示文.txt を保存します。
2. Copilot で新しいチャットを開き、入力欄の添付のボタンから、保存した .txt ファイルを添付します。入力欄へファイルをドラッグしても添付できます。
3. 次の1文を送ります。

ワーク2 課題候補の洗い出し

課題の種の4観点

課題候補は、時間の大きさだけで選ばないでください。月1回30分の業務でも、担当者が休むと止まるなら候補になります。

あなたは業務改善の聞き手です。これから書く業務について、私が困っていることの原因を一緒に考えます。ただし、答えや改善案は言わないでください。質問だけをしてください。

【進め方】
1. 質問は1回に1つだけにしてください。
2. 「なぜ時間がかかるのか」「なぜミスが怖いのか」「何を待っているのか」を、私の答えに沿って掘り下げてください。同じ方向の「なぜ」は3回まで続けてかまいません。
3. 私の答えがあいまいなときは、「具体的には、先月のどの件ですか」のように、実際にあった例を聞いてください。
4. 6問ほど聞いたら、私がそれまでに答えた内容だけを使って、原因の候補を2〜3行で並べてください。私が言っていないことは入れないでください。
5. 最後に、その原因が本当かどうかを確かめるために、誰に何を聞けばよいか、何を見ればよいかを、質問の形で2つ挙げてください。

【業務】
（ワークシートの③「貼り付け用」の欄をコピーして、ここに貼ってください）

【業務】市場不具合の受付と一次切り分け
【年間工数（時間）】96
【属人化】数人ならできる
【ミスの怖さ】大きい
【待ち時間】長い
【困っていること】販売店から届く不具合連絡の写真が不鮮明なことが多く、取付不良か製品不良かを決めるために2往復、3往復とやり取りしている。その間、販売店とお客様を待たせている。
【原因の仮説】販売店が何を撮れば判断できるのかを知らない。受付の様式に、撮ってほしい写真の指定がない。
【仮説の確かめ方】先月の受付20件を見返し、聞き返しが発生した件数と理由を数える。販売店の担当者1名に、写真の撮り方で迷う点を聞く。
【確かめた結果】
【解決したら変わること】聞き返しが減り、切り分けまでの日数が短くなる。お客様への回答が早くなる。

できあがりの目安

• 課題候補が2件以上ある
• どの候補にも、原因の仮説が1文以上書いてある
• 仮説の確かめ方に、「誰に」か「何を見るか」が入っている

早く終わった方への追加と考察

• その課題が他の部署にもありそうかを考え、③の「解決したら変わること」に1文書き足します。
• ○を付けた業務から1件選び、候補3として掘り下げます。
• 候補1と候補2を4観点で並べ、第2回で1件だけ選ぶならどちらにするかを考えておきます。第2回の④課題の構造化は1件で書きます。

発展課題

A 貼り付け用の文章だけで伝わるかを試す

③の「貼り付け用」のセルだけを Copilot の新しいチャットに貼り、次の1文を送ります。答えられない質問が出たら、その答えを③の欄に書き足してください。第2回からは、この文章を初めて読む相手に渡す場面が出てきます。

B 確かめ方を予定に入れる

「仮説の確かめ方」に書いた相手と作業を、来週の予定表に入れます。宿題①の期限より前に、いつ誰に聞くかを決めておくと、「確かめた結果」の欄が埋まります。

宿題①

②の「要確認」を確かめて埋め、③の課題候補を2件以上仕上げます。仮説の確かめ方を実際にやってみた結果も書きます。

要確認の確かめ方

年間工数の大きい行から確かめます。裏が取れたら、数字の確かさを「確かめた」に変えてください。持ち帰り資料のプロンプトサンプル集では、4番がどの行から確かめるかを決める文面、5番が予定表と送信済みメールとの突き合わせの文面です。

• 直近1か月の予定表と、メールの送信履歴を並べます。予定表に入っていない作業も、送ったメールから見つかります。
• 隣の席の人に一覧を見せ、回数や時間の感覚が合っているかを聞きます。
• 「先月だけあった仕事」を自分に問います。一覧に入っていなければ、年次か不定期の業務として足します。

③の仕上げ

第1回で書いた「仮説の確かめ方」を実際にやり、分かったことを「確かめた結果（宿題①）」の欄に書きます。仮説が外れていても構いません。外れたこと自体が第2回の材料になるので、そのまま書いてください。深掘りを続けるときは、プロンプトサンプル集の8番を使います。ワーク2で使った深掘りプロンプトと同じ文面です。

提出前の確認

• ②の「要確認」が第1回の終わりより減っている
• 年間工数の大きい行から順に「確かめた」が付いている
• ③の候補が2件以上あり、「確かめた結果（宿題①）」が埋まっている
• ファイル名が 部署_氏名_生成AI活用ワークシート.xlsx のままになっている

項目ごとの見直しには、持ち帰り資料のチェックリストも使えます。「いいえ」が付いた項目には、次に手を付けることが書いてあります。

よくある質問